Projekty dofinansowane ze środków unijnych stanowią istotny element wspierania rozwoju regionów i sektorów gospodarki w krajach członkowskich Unii Europejskiej. Jednak aby zapewnić skuteczne i transparentne wykorzystanie funduszy unijnych, istnieje konieczność przeprowadzania kontroli projektów. W niniejszym artykule odpowiemy sobie m.in. na pytanie co to jest kontrola projektów unijnych, jakie mogą być rodzaje kontroli oraz co powinno się dziać już po jej przeprowadzeniu.
Co to jest kontrola projektów unijnych?
Kontrola jest nieodłącznym elementem każdego projektu finansowanego z funduszy unijnych. Jest ona obowiązkowa w czasie jego trwania lub krótko po zakończeniu go, ale przed jego ostatecznym rozliczeniem. W niektórych przypadkach kontrola może również wystąpić w okresie, gdy projekt jest już w toku. A w wyjątkowych sytuacjach, kontrole mogą być przeprowadzane jeszcze przed dniem, w którym wnioskodawca otrzyma informację o przyznaniu dofinansowania dla projektu.
Kontrola projektów unijnych ma na celu monitorowanie i weryfikację działań realizowanych przy wsparciu funduszy unijnych. Jej zadaniem jest zweryfikowanie, czy projekty są prowadzone zgodnie z zapisami umów o dofinansowanie, zasadami programów operacyjnych, a także przepisami unijnymi i krajowymi. Kontrola ma na celu zapobieganie nadużyciom, zapewnienie zgodności z założeniami projektu oraz efektywne wykorzystanie funduszy unijnych.
Kto kontroluje realizację projektów unijnych?
Zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 kontrole i audyty projektu może przeprowadzić:
- instytucja zarządzająca,
- instytucja pośrednicząca,
- instytucja wdrażająca,
- instytucja audytowa,
- inne podmioty do tego uprawnione na podstawie odrębnych przepisów lub na zlecenie tych instytucji.
Katalog podmiotów, które mogą przeprowadzać kontrolę, nie jest zamknięty. Wśród innych podmiotów uprawnionych do kontroli, warto na wyróżnić: Komisję Europejską (KE), Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO).
Zakres kontroli projektów dofinansowanych z funduszy unijnych
Kontrola projektu obejmuje weryfikację faktycznego stanu realizacji projektu zarówno pod względem finansowym, jak i rzeczowym, a także zgodność z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest głównie:
- Dokumentacja Finansowa
W pierwszej kolejności kontrolerzy analizują dokumentację finansową projektu. To obejmuje oryginały dowodów księgowych, takie jak faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac oraz umowy. Kontrolowane są również dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, w tym wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe oraz dowody księgowości przychodów i kosztów. Istotną kwestią jest również zgodność z obowiązującą w danej firmie polityką rachunkowości oraz prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej z zestawieniem obrotów i sald. Dodatkowo, kontrola obejmuje dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej, takie jak dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
- Zgodność z politykami wspólnotowymi
Kolejnym elementem kontroli jest weryfikacja zgodności działań projektowych z politykami wspólnotowymi. To obejmuje sprawdzenie ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska pracy, umów o pracę oraz certyfikatów środowiskowych.
- Zgodność z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych i zasadą konkurencyjności
Kontrola dotyczy także zgodności zrealizowanych działań z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz zasadą konkurencyjności. Często weryfikowana jest procedura szacowania wartości zamówienia, upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu, potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców, uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty, raport z udzielonego zamówienia oraz treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.
- Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów
Kontrolerzy sprawdzają również, czy osiągnięto założone wskaźniki produktów i rezultatów projektu. Przykładowo, mogą analizować umowy i faktury zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie, umowy potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia, umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie oraz uzyskane certyfikaty.
- Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej
Kontrola obejmuje również procedury archiwizacji dokumentacji projektowej. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy przez okres wskazany w umowie dotacji.
- Działania informacyjno-promocyjne
Kontrolerzy mogą sprawdzać działania informacyjno-promocyjne projektu, w tym oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu, oznakowanie dofinansowanych środków trwałych oraz oznakowanie miejsca realizacji projektu. Ponadto, naocznie mogą sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie.
Termin kontroli
W przypadku planowanej kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie firmy, otrzymasz pisemne powiadomienie z wyprzedzeniem wynoszącym przynajmniej kilka dni. Takie kontrole projektów są uwzględnione w corocznych harmonogramach kontroli na dany rok rozliczeniowy.
Natomiast kontrola doraźna jest zapowiadana na jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest w wyniku wykrycia nieprawidłowości w trakcie realizacji projektu lub w przypadku istnienia podejrzeń co do ich wystąpienia.
Szczególnym rodzajem kontroli na miejscu realizacji projektu są wizyty monitoringowe. Są one przeprowadzane bez zapowiedzi. Ich celem jest weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu prowadzenia działań merytorycznych takich jak, staże, konferencje czy szkolenia.
Rodzaje kontroli projektów dofinansowanych z funduszy unijnych
Kontrole projektów unijnych można podzielić na następujące rodzaje:
- Kontrola i weryfikacja wniosku o płatność złożonego przez beneficjenta
Wszystkie wnioski o płatność składane przez beneficjenta zostaną poddane szczegółowej kontroli pod względem aspektów formalnych i finansowych. Ponadto weryfikuje się, czy wydatki uwzględnione w wniosku, które mają być refundowane lub rozliczane, są zgodne z wymaganiami kwalifikowalności. Zostanie również sprawdzone, czy zakres działań projektowych jest w pełni zgodny z postanowieniami umowy o przyznanie dofinansowania oraz z ustalonym harmonogramem realizacji projektu.
- Kontrola doraźna
Kontrola doraźna ma miejsce, gdy wystąpią nieprawidłowości w trakcie realizacji projektu lub istnieją podejrzenia co do ich wystąpienia. Jest to działanie reaktywne, które ma na celu szybkie zweryfikowanie sytuacji i podjęcie odpowiednich kroków korygujących.
- Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego
Kontrola projektów, przeprowadzana w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, stanowi ważny etap w weryfikacji projektu. Jej celem jest potwierdzenie dostarczenia współfinansowanych towarów i usług oraz upewnienie się, że postęp w realizacji projektu jest zgodny z umową o dofinansowanie i z danymi zawartymi we wnioskach o płatność. Kolejnym aspektem jest zweryfikowanie, czy zgłoszone wydatki przez beneficjenta były rzeczywiście poniesione i czy spełniają wymagania programu operacyjnego, jak również zasady unijne i krajowe. Szczególną formą tej kontroli jest wizyta monitoringowa, podczas której sprawdzane jest, czy projekt jest w fazie realizacji, przykładowo, czy planowane szkolenia odbywają się zgodnie z ustalonym miejscem i liczbą uczestników.
- Kontrola krzyżowa
W przypadku, gdy beneficjent realizuje wiele projektów w ramach jednego lub wielu programów operacyjnych, lub realizował projekty w poprzedniej perspektywie finansowej 2007-2013, może zostać przeprowadzona kontrola krzyżowa. Kontrola ta ma na celu sprawdzenie, czy w ramach różnych projektów nie dokonywano finansowania tych samych wydatków.
- Kontrola na zakończenie realizacji projektu
Kontrola na zakończenie projektu jest etapem obowiązkowym przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową. W jej ramach oceniana jest kompletność i zgodność dokumentacji dotyczącej wydatków zgłoszonych przez beneficjenta w wniosku o płatność. W trakcie tej kontroli może być również sprawdzona efektywność rzeczowa projektu, w tym jego zgodność z umową i z deklaracjami.
- Kontrola trwałości
Kontrola trwałości ma miejsce w okresie pięciu lat od daty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta. W przypadku projektów mikro, małych lub średnich przedsiębiorstw, ten okres może zostać skrócony do trzech lat, jeśli dotyczy to utrzymania inwestycji lub miejsc pracy. Kontrola trwałości obejmuje m.in. weryfikację podwójnego finansowania, generowania dochodu z projektu oraz zgodności z zasadami pomocy publicznej.
Czym jest informacja pokontrolna?
Po przeprowadzeniu kontroli, instytucja pośrednicząca tworzy informację pokontrolną, która zawiera wyniki przeprowadzonych działań, a także wszelkie zalecenia lub rekomendacje. Beneficjent otrzymuje tę informację w celu dokładnego zapoznania się z jej treścią. Jest to kluczowy moment, w którym beneficjent ma możliwość zwrócenia uwagi na ewentualne błędy lub nieścisłości wynikające z kontroli.
Kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo zgłosić uzasadnione zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w Informacji pokontrolnej. W takim przypadku, musi to zrobić na piśmie w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji. Istnieje również możliwość przedłużenia tego terminu na wniosek beneficjenta, ale zdecydowanie przed jego upływem. Jednak warto pamiętać, że jeśli beneficjent przekroczy termin na zgłoszenie uwag do informacji pokontrolnej, jednostka kontrolująca może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń. Dlatego termin ten jest istotny, a beneficjentom zaleca się aktywne i terminowe reagowanie na wyniki kontroli.
Po otrzymaniu uwag od jednostki kontrolowanej, jednostka kontrolująca przeprowadza ich analizę, koryguje oczywiste błędy i przygotowuje ostateczną informację pokontrolną. W razie potrzeby, może ona zawierać także dodatkowe zalecenia lub rekomendacje. Warto podkreślić, że do ostatecznej informacji pokontrolnej nie przysługuje beneficjentowi możliwość składania zastrzeżeń. Ostateczna informacja stanowi zakończenie procesu kontroli i jest podstawą do podejmowania dalszych działań, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy mogą skutkować koniecznością korekty wysokości przyznanego dofinansowania, czyli jego pomniejszenia. W najbardziej skrajnych przypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy. Dlatego właściwa kontrola i reagowanie na jej wyniki są niezmiernie istotne, aby zachować zgodność z przepisami i efektywnie zarządzać projektami finansowanymi ze środków unijnych.
Jak przygotować się do kontroli projektów unijnych?
- Stwórz odpowiednie warunki do kontroli
Jeśli to możliwe, udostępnij odpowiednie pomieszczenie na potrzeby kontroli. Warto zadbać o to, aby miejsce to było odpowiednio wyposażone i przyjazne dla kontrolerów. Jeśli brak możliwości udostępnienia osobnego pomieszczenia, zorganizuj przestrzeń w taki sposób, aby ułatwić prowadzenie czynności kontrolnych.
- Zapewnij dostęp do kserokopiarki
Kontrola projektu często wymaga kopiowania dokumentów i archiwizacji. Zapewnij dostęp do urządzeń biurowych, takich jak kserokopiarka, w celu ułatwienia pracy kontrolerom.
- Zadbaj o obecność osób zaangażowanych w realizację projektu
Postaraj się, aby osoby zaangażowane w realizację projektu były dostępne podczas kontroli. Chociaż niekoniecznie muszą to być najważniejsze osoby w organizacji, to powinny posiadać wiedzę na temat projektu i jego szczegółów. Będą one mogły udzielić odpowiedzi na pytania kontrolerów.
- Udostępnij wszystkie dokumenty, których wykaz otrzymałeś w zawiadomieniu o kontroli
Upewnij się, że przygotowujesz się do kontroli na podstawie wykazu dokumentów otrzymanego w zawiadomieniu o kontroli. Zbierz i udostępnij wszystkie wymagane dokumenty, włączając w to umowy, faktury, rachunki, umowy o pracę, certyfikaty, oraz wszelką dokumentację związaną z projektem.
- Zadbaj o tzw. “zapewnienie ścieżki audytu”
Przygotuj dokumentację projektową w taki sposób, aby układała się w logiczną całość. Ważne jest, aby można było jasno prześledzić historię projektu, począwszy od pomysłu, poprzez wydatki, aż do osiągniętych rezultatów. To ułatwi pracę kontrolerom i pomoże w efektywnym przeprowadzeniu kontroli.
Pytania i odpowiedzi
Jaki jest główny cel przeprowadzania kontroli projektów unijnych?
Głównym celem przeprowadzania kontroli projektów unijnych jest monitorowanie i weryfikacja działań realizowanych przy wsparciu funduszy unijnych. Kontrola ma na celu zapobieganie nadużyciom, zapewnienie zgodności z założeniami projektu oraz efektywne wykorzystanie funduszy unijnych.
Kto kontroluje realizację projektów unijnych?
Kontrolę realizacji projektów unijnych mogą przeprowadzać różne instytucje i podmioty, takie jak np. instytucja zarządzająca, instytucja pośrednicząca, instytucja wdrażająca, instytucja audytowa, Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Co to jest informacja pokontrolna?
Informacja pokontrolna to dokument przygotowywany przez instytucję kontrolującą po przeprowadzeniu kontroli projektu. Jest to istotny etap procesu kontroli, w którym zawarte są wyniki przeprowadzonych działań kontrolnych oraz wszelkie zalecenia lub rekomendacje wynikające z kontroli.