Dotacje unijne są chętnie wykorzystywane na rozwój biznesu. Aby uzyskać dofinansowanie, należy przejść przez szereg formalności, a kiedy zostanie ona już przyznane, kolejny obowiązkiem jest księgowanie dotacji unijnych. Niezbędna jest do tego wiedza oraz doświadczenie, gdyż błędne rozliczanie projektów unijnych grozi karą, od upomnienia, do utraty części lub całości dofinansowania. Jak rozliczyć dotację unijną? Jak zaksięgować dotację? Księgowanie projektów unijnych jest procesem skomplikowanym.
Rozliczanie projektów unijnych
Aby prawidłowo rozliczyć dotację unijną, potrzebna jest znajomość wielu procedur, zasad i wytycznych. Konieczne jest pamiętanie o trzymaniu się terminów. Terminy na złożenie wniosku o płatność mogą być różne. Zależy to od umowy o dofinansowanie projektu, w której określone są również, jakie dokumenty musisz dołączyć do wniosku o płatność (protokół odbioru, faktury, umowy z wykonawcami, oświadczenia).
Księgowanie dotacji sprawia wiele trudności, które dotyczą chwili uwzględnienia dotacji jako przychodu. Problematyczne może być określenie, czy jest to moment podpisania umowy, czy moment, kiedy środki unijne zostaną wysłane na rachunek beneficjenta, czy moment, kiedy wydatki zostaną sfinansowane, a może moment, kiedy następuje ostateczne rozliczenie i zatwierdzenie dotacji? Określenie dotacji jako przychodu następuje w chwili wpływu środków unijnych na konto bankowe.
Rozliczanie dotacji unijnych – wytyczne
Oprócz umowy, która opisuje warunki rozliczenia projektu, dokumentem, który może służyć nam pomocą podczas rozliczania dotacji unijnych są “Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.
Dzięki wytycznym, dowiemy się o kwalifikowalności wydatków, jak obliczać koszt kwalifikowalny nieruchomości, a także zasady kwalifikowania robót budowlanych czy leasingu.
Księgowanie projektów unijnych – ewidencja
Aby rozliczanie wydatków unijnych przebiegło w sposób prawidłowy, należy ich poprawnie ewidencjonować. To oznacza, że każdy dokument, który jest rozliczany w projekcie, musi zawierać załącznik – wypełniony i podpisany opis dokumentu księgowego (wzór można znaleźć w załącznikach do umowy o dofinansowanie lub jest udostępniany przez Instytucję udzielającą dofinansowania). Do tego dokumentu załącza się protokół, który potwierdza realizację usługi, potwierdzenie przelewu, a także – jeśli zakup/usługa zostały zrealizowane na podstawie umowy – dołącza się umowę.
Gdy projekt zostanie zrealizowany i wydatki rozliczone, należy jeszcze przestrzegać okresu trwałości. Co to oznacza? To oznacza, że przez określony czas (standardowo jest to 5 lat, a dla MŚP 3 lata), konieczne jest pozostawienie w niezmienionej formie rezultaty projektu, które zostały zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.
Pytania i odpowiedzi
Czy dotacja unijna, jaką otrzymałem, jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Tak, dotacja unijna jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a wydatki sfinansowane ze środków unijnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w przedsiębiorstwie.
Czy dotacja unijna, którą trzeba zwrócić, ze względu na nieprawidłowe jej wykorzystanie lub rozliczenie po terminie określonym w umowie, również jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Nie, takie wydatki, finansowane ze środków UE które przedsiębiorca musi zwrócić, nie są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Należy wtedy dokonać korekty kosztów podatkowych.
Czy można dokonać korekty kosztów “wstecz”?
Tak, można, jeśli korekta dotyczy błędu rachunkowego bądź innej pomyłki. Jeśli korekta kosztów jest z innej przyczyny, powinna ona być wykonana “na bieżąco”.