Finansowanie szkoleń zawodowych z KFS – porównanie opcji

Dzięki Krajowemu Funduszowi Szkoleniowemu możesz sfinansować nawet 100% kosztów szkoleń zawodowych. Sprawdź, kto może skorzystać z dofinansowania, jakie kursy są objęte wsparciem i jak krok po kroku złożyć wniosek w 2025 roku. 

Czy da się wyszkolić pracownika bez rujnowania budżetu?

 Tak – i to legalnie. W świecie, gdzie każda faktura boli, a każda podwyżka podnosi ciśnienie właściciela firmy, Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) przychodzi z pomocą jak kofeina w poniedziałek rano. W artykule porównujemy dostępne opcje finansowania szkoleń pracowników z KFS i pokazujemy, jak – krok po kroku – uzyskać dofinansowanie KFS, złożyć wniosek, wybrać odpowiednie szkolenia i nie przegapić terminów naboru wniosków 2025. 

Jeśli szukasz sposobów na zdobycie dodatkowych środków, warto sprawdzić pozyskiwanie dotacji unijnych, które może uzupełnić finansowanie z KFS. Takie wsparcie pozwala firmom inwestować w rozwój pracowników bez nadwyrężania budżetu.

Co to jest KFS i dlaczego warto się nim zainteresować?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to narzędzie stworzone przez państwo, żeby pracodawcy nie zostali z pracownikami, którzy „coś tam robią, ale nie wiadomo co”. Dzięki finansowaniu szkoleń pracowników, firmy mogą nie tylko podnosić kwalifikacje zespołu, ale też robić to z bardzo konkretnym wsparciem finansowym.

KFS to nie kolejna „dotacja z kosmosu” – to realna szansa na podniesienie kompetencji zawodowych zespołu i... przeżycie rosnących wymagań rynku. Aby rozwijać badania i projekty innowacyjne w firmie, warto sprawdzić możliwości związane z dotacje na projekt badawczy. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą finansować szkolenia pracowników związane z nowymi technologiami.

Kto może skorzystać z KFS?

Krótko: prawie każdy przedsiębiorca. Dłużej: z KFS mogą skorzystać wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają przynajmniej jednego pracownika (na umowę o pracę). Fundusz nie jest przeznaczony dla samozatrudnionych bez zespołu.

O środki mogą ubiegać się:

• mikro, małe i średnie firmy,
  
• duże przedsiębiorstwa,
  
• instytucje publiczne.
  

Nie wiesz, czy się kwalifikujesz? Okiem eksperta z DUE: „Jeśli masz pracownika, który rano pije z tobą kawę, a potem wypełnia Excela – to już możesz wnioskować o dofinansowanie KFS.”

Jakie szkolenia można sfinansować z KFS?

Opcji jest mnóstwo, o ile... są zgodne z priorytetami KFS na dany rok. Na 2025 r. przewidywane są m.in.:

• szkolenia z zakresu kompetencji cyfrowych i IT,
  
• kursy językowe,
  
• szkolenia branżowe i certyfikacyjne (np. SEP, HACCP),
  
• studia podyplomowe,
  
• szkolenia z zakresu zarządzania, logistyki, księgowości,
  
• a także szkolenia kompetencji miękkich i zawodowych.
  

Z doświadczenia: dobrze wybierać kursy dopasowane do profilu firmy i stanowiska pracy. Pracownik magazynu na kursie z neurodydaktyki może się świetnie bawić, ale urząd pracy może mieć inne zdanie przy rozliczeniu. Rozważając modernizację stanowisk pracy, firmy często korzystają z dotacje na robotyzację, co zwiększa efektywność i pozwala na lepsze wykorzystanie kompetencji pracowników. Inwestycja w automatyzację może być uzupełniona przez dofinansowanie KFS.

Jakie są warunki dofinansowania szkoleń z KFS?

✔️ Kryteria:

1. Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę.
   
2. Szkolenie zgodne z priorytetami wsparcia pracowników na dany rok.
   
3. Kryteria wyboru uczestników szkoleń – najlepiej jasno wskazać potrzebę rozwoju (np. awans, zmiana stanowiska, nowe zadania).
   

✔️ Poziom dofinansowania:

• 80% kosztów szkolenia – standardowo,
  
• 100% dofinansowania z KFS – dla mikroprzedsiębiorców (do 10 osób).
  

To oznacza, że firma może zapłacić np. tylko 500 zł za szkolenie warte 2500 zł. A czasem… nic.

Jak uzyskać dofinansowanie zawodowe z KFS?

1. Sprawdź terminy naboru wniosków 2025 w swoim powiatowym urzędzie pracy (PUP). Każdy urząd ustala własne – trzeba śledzić!
   
2. Wybierz szkolenie – musi spełniać aktualne priorytety KFS.
   
3. Wypełnij wniosek o dofinansowanie KFS (do pobrania na stronie PUP).
   
4. Załącz dokumenty potrzebne do wniosku:
   
• kosztorys szkolenia,
  
• program szkoleniowy,
  
• uzasadnienie potrzeby szkolenia,
  
• umowa z firmą szkoleniową.
  
5. Złóż wniosek – papierowo lub elektronicznie, zależnie od PUP.
   
6. Czekaj na decyzję. Pamiętaj, że środki są ograniczone – kto pierwszy, ten lepszy.
   

🔍 Ekspercka podpowiedź DUE: „Jeśli chcesz zwiększyć szanse na dofinansowanie, napisz we wniosku nie tylko, że szkolenie jest potrzebne, ale też jak przełoży się to na wzrost konkurencyjności firmy. A jak dorzucisz słowo 'innowacyjność', to urzędnik się uśmiechnie.”

Przedsiębiorstwa planujące zakup nowoczesnych urządzeń mogą ubiegać się o dotacje na maszyny, co wspiera wdrażanie nowych szkoleń technologicznych. Takie finansowanie może uzupełniać środki z KFS, zwiększając efektywność pracowników.

Jak rozliczyć szkolenie finansowane z KFS?

🔎 Rozliczanie otrzymanych środków szkoleniowych obejmuje:

• faktury i rachunki od firmy szkoleniowej,
  
• listy obecności i zaświadczenia o ukończeniu,
  
• potwierdzenie udziału uczestnika,
  
• raport końcowy.
  

Dokumenty muszą być złożone w terminie określonym przez PUP. Rozliczenie może być szczegółowe – warto zadbać o porządek w papierach.

Czy można łączyć KFS z innymi formami wsparcia?

W wielu przypadkach tak – ale trzeba uważać, żeby nie finansować tej samej pozycji z dwóch różnych źródeł. Możliwe połączenia:

• KFS + dofinansowanie do zatrudnienia,
  
• KFS + programy PUP dla młodych (np. staże, bon szkoleniowy),
  
• KFS + środki unijne (np. EFS+).
  

Dla firm wprowadzających nowe technologie w produkcji, warto sprawdzić dotacje na innowacje, które wspierają szkolenia zespołu w zakresie najnowszych rozwiązań rynkowych. Połączenie z KFS zwiększa możliwości rozwoju kompetencji pracowników.

Alternatywne źródła finansowania szkoleń zawodowych

Poza KFS dostępne są:

• środki z Europejskiego Funduszu Społecznego,
  
• Baza Usług Rozwojowych (BUR),
  
• programy regionalne,
  
• dofinansowanie szkoleń pracowniczych w ramach tarcz antykryzysowych.
  

Porównanie opcji finansowania z KFS

Podsumowanie: Czy warto?

Zdecydowanie tak – Krajowy Fundusz Szkoleniowy to jedna z najprostszych i najbardziej dostępnych form wsparcia rozwoju zawodowego w Polsce. Pozwala firmom rozwijać ludzi, zwiększać konkurencyjność i – wcale nie żartujemy – oszczędzać realne pieniądze.

Chcesz, żebyśmy przygotowali Twój wniosek?
Masz dość czytania rozporządzeń o 22:00?
Zadzwoń do nas – w Due Consulting robimy to z uśmiechem. 😎