Aktywne formy zatrudnienia - refundacje ZUS i PUP. Jak legalnie zatrudniać i odzyskać część kosztów?

W dobie dynamicznego rynku pracy, rosnących kosztów i coraz bardziej wymagającego prawa pracy, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy da się zatrudniać taniej, ale zgodnie z prawem i zdrowym rozsądkiem? Odpowiedź brzmi: tak. Właśnie temu służą aktywne formy wspierania zatrudnienia, czyli instrumenty z ZUS i PUP, które oferują refundację kosztów zatrudnienia, dofinansowanie do wynagrodzeń, bon zatrudnieniowy, dotacje i inne finansowe zachęty.

Ale jak to wszystko ogarnąć? Bez obaw – zaraz rozkładamy temat na czynniki pierwsze.

Co to są aktywne formy zatrudnienia?

Aktywne formy zatrudnienia to pakiet instrumentów rynku pracy, które umożliwiają przedsiębiorcom zatrudnienie nowych pracowników przy wsparciu państwa. W skrócie: Ty zatrudniasz, państwo dokłada. Brzmi dobrze? Bo tak jest.

Najpopularniejsze aktywne formy to:

• Refundacja składek ZUS
  
• Dofinansowanie z urzędu pracy do wynagrodzeń
  
• Refundacja kosztów zatrudnienia pracownika
  
• Staż zawodowy z gwarancją zatrudnienia
  
• Dotacje dla start-upów na zatrudnienie
  
• Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy
  
• Subsydia płacowe
  
• Wsparcie finansowe przy zatrudnianiu niepełnosprawnych
  
• Ulgi podatkowe dla tworzących miejsca pracy
  

Okiem eksperta DUE:
„W praktyce te instrumenty często są niedoceniane. A przecież możliwość zatrudnienia pracownika na np. 12 miesięcy z 80% dofinansowaniem to poważna oszczędność, którą warto planować.”

Pozyskiwanie dotacji unijnych może znacząco ułatwić start nowych pracowników w firmie. Warto sprawdzić, które programy pozwalają na łączenie refundacji z innymi formami wsparcia.

Jak uzyskać refundację ZUS i PUP?

Refundacja składek ZUS – jak to działa?

Jeśli dopiero zaczynasz działalność, możesz skorzystać z opcji:
„Zwolnienie składek nowych przedsiębiorców 2025”, które obejmuje:

• ulgę na start (6 miesięcy zwolnienia ze składek społecznych),
  
• preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące ze składkami liczonymi od niższej podstawy),
  
• możliwość uzyskania dotacji na pracownika w tym okresie.
  
  

Dofinansowanie z PUP – co obejmuje?

W zależności od programu i lokalnego urzędu pracy, możesz uzyskać:

• refundację kosztów zatrudnienia pracownika – zwykle przez 6–12 miesięcy,
  
• refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy – nawet do 30 000 zł,
  
• staże zawodowe z gwarancją zatrudnienia – urząd pokrywa wynagrodzenie stażysty,
  
• szkolenia zawodowe finansowane przez urząd – które przygotują kandydata idealnie pod Twoje potrzeby.
  

Jakie warunki trzeba spełnić?

Nie, to nie są fundusze z gumy. Są zasady.

Aby skorzystać z refundacji z PUP:

 Nie możesz mieć zaległości w ZUS ani US
Musisz utrzymać zatrudnienie pracownika przez określony czas (np. min. 12 miesięcy)
  Czasem musisz zatrudniać osobę bezrobotną zarejestrowaną w PUP
Nie możesz wcześniej łamać warunków podobnych programów (czyli „kreatywna księgowość” odpada)

Jakie dokumenty są potrzebne?

Zależnie od programu, zazwyczaj wymagane są:

Wniosek o dofinansowanie lub refundację
Oświadczenia o braku zaległości
Opis stanowiska pracy
Biznesplan (w przypadku dotacji)
Umowy i listy płac – do rozliczenia refundacji

Eksperckie „ale”:
Niektóre urzędy wymagają załączników o objętości większej niż niejedna książka fantasy. Dlatego warto mieć pod ręką specjalistę, który wie, co można pominąć, a co dodać na wszelki wypadek.

Firmy mogą korzystać z dotacje na targi, aby promować swoje produkty i jednocześnie zatrudniać nowych pracowników. To doskonała okazja do połączenia marketingu z aktywnym formami zatrudnienia.

Ile wynosi refundacja i na jak długo?

Jak rozliczyć refundację?

Tu najważniejsze są:

• Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów – umowy, listy płac, ZUS RCA
  
• Zachowanie warunków trwałości – nie zwalniaj pracownika dzień po dofinansowaniu!
  
• Zgodność z harmonogramem i umową – np. nie zmieniaj stanowiska bez zgody PUP
  

A co jeśli coś pójdzie nie tak?

Jakie są konsekwencje niedotrzymania warunków?

Konieczność zwrócenia całej refundacji z odsetkami
Możliwa utrata możliwości udziału w przyszłych programach
Kontrole i audyty – zarówno z PUP, jak i z ZUS

Czy można łączyć różne formy wsparcia?

Tak, ale trzeba to robić z głową.

Przykład: Możesz zatrudnić osobę z dofinansowaniem z PUP, a jednocześnie korzystać z ulgi na start w ZUS. Ale nie zawsze da się połączyć refundację wynagrodzeń i kosztów wyposażenia jednocześnie na jednego pracownika. Każdy przypadek trzeba analizować indywidualnie.

Korzyści dla pracodawcy

• Obniżenie kosztów pracy
• Możliwość pozyskania zmotywowanych pracowników
• Utrzymanie płynności finansowej w firmie
• Wsparcie w tworzeniu nowych miejsc pracy
• Realne narzędzie skalowania zespołu

Polska strefa inwestycji 2025 daje przedsiębiorcom ulgę w inwestycjach i możliwość zatrudnienia pracowników z dofinansowaniem. To realna szansa na rozwój biznesu przy niższych kosztach.

Podsumowanie - kiedy warto się tym zainteresować?

Jeśli:

Zatrudniasz pierwszego pracownika
Chcesz zminimalizować koszty przy zwiększeniu zespołu
Prowadzisz start-up i liczysz każdy grosz
Jesteś gotowy na lekką papierologię w zamian za realne wsparcie

To refundacja kosztów zatrudnienia oraz aktywizacyjne instrumenty z PUP i ZUS mogą być strzałem w dziesiątkę.

Z doświadczenia DUE:
"Nie ma nic lepszego niż dobrze przygotowany wniosek, który trafia na biurko urzędnika o poranku – to jak podwójne espresso. Skuteczność gwarantowana."

Chcesz wiedzieć, jak połączyć różne formy dofinansowania i stworzyć z tego sensowny system HR?

Skontaktuj się z nami w DUE Consulting – doradzamy, piszemy wnioski, rozliczamy, prowadzimy za rękę. Z humorem, ale też z twardą księgowością pod pachą.

Zamiast błądzić po urzędach – zadzwoń do nas. Wspólnie zrobimy z tego biznes, a nie papierowy labirynt.