Jak rozliczyć inwestycję po uzyskaniu decyzji w PSI?

Gratulacje! Masz decyzję o wsparciu w ramach Polskiej Strefy Inwestycji (PSI). Ulga podatkowa czeka, ale zanim skorzystasz z preferencji, przychodzi moment mniej widowiskowy, choć kluczowy: rozliczenie inwestycji w PSI. I nie – nie wystarczy faktura za nową frezarkę wrzucona do segregatora. Czeka Cię cały obowiązek raportowy, który trzeba wypełnić pieczołowicie. Co dokładnie musisz raportować, jakie dokumenty przygotować i jak nie pogubić się w sprawozdawczości w ramach PSI? Przejdźmy to razem, po ludzku – i z odrobiną eksperckiego dystansu.

Jak rozliczyć inwestycję w PSI? Zaczynamy od planu

Decyzja o wsparciu to dopiero początek. Teraz kluczowe staje się: jak rozliczyć ulgę w PSI, czyli w praktyce – jak wykazać, że Twoja inwestycja została zrealizowana zgodnie z założeniami. I tu najważniejsze słowo to: zgodność.

 Ekspercka uwaga z DUE: W PSI nie chodzi o to, żeby wydać pieniądze. Chodzi o to, żeby wydać je dobrze, celowo, i potem to udokumentować w sposób, który przekona urzędników.

Dokumentacja inwestycji w PSI – co trzeba mieć?

Zaczyna się niewinnie: lista zakupów, faktury, protokoły odbioru, umowy, decyzje środowiskowe, pozwolenia budowlane... A kończy się na segregatorach pełnych załączników. Żeby nie wpaść w papierowy chaos, warto od początku prowadzić dokumentację inwestycji w PSI z myślą o trzech pytaniach:

• Czy ten wydatek kwalifikuje się do wsparcia?
  
• Czy potrafię udowodnić, że został faktycznie poniesiony?
  
• Czy spełniam warunki decyzji (lokalizacja, wartość, kwalifikowalność, terminy)?
  
  

Zbieraj:

• faktury kosztowe wraz z dowodami zapłaty,
  
• protokoły odbioru i uruchomienia maszyn,
  
• ewidencję środków trwałych (z odpowiednimi klasyfikacjami KŚT!),
  
• dokumenty dotyczące rekrutacji nowych pracowników,
  
• i co najważniejsze – ewidencję przychodów zwolnionych z CIT.
  
  

 Life hack z DUE: Zrób sobie „PSI folder” – wersja fizyczna i chmurowa – i aktualizuj go raz w miesiącu. Lepsze to niż przedterminowy zawał na 3 dni przed wysyłką sprawozdania.

Sposób raportowania wydatków – czyli gdzie i co trzeba zgłosić?

Po zakończeniu roku podatkowego nadchodzi moment „raportowy”. Raportowanie wsparcia odbywa się do końca marca danego roku. Kluczowy dokument? Formularz informacji przedstawianych przy korzystaniu z pomocy publicznej.

Zawiera m.in.:

• wartość inwestycji poniesionej w danym roku,
  
• kwotę zwolnienia z CIT, z jakiego przedsiębiorca skorzystał,
  
• dane o stanie zatrudnienia (jeśli była taka deklaracja),
  
• i status realizacji celów inwestycji.
  
  

Wypełniasz go elektronicznie (ePUAP), podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysyłasz do organu, który wydał decyzję o wsparciu. Co ważne – musisz to robić co roku, niezależnie od tego, czy faktycznie już korzystasz z ulgi.

Sprawdź również: Jak wygląda audyt inwestycji w ramach PSI i kiedy jest wymagany? 

Obowiązki po decyzji – czego oczekuje od Ciebie państwo?

Twoja decyzja to nie tylko przywilej – to również zestaw zobowiązań. Obowiązki po decyzji obejmują:

• realizację inwestycji zgodnie z harmonogramem,
  
• utrzymanie inwestycji przez minimum 5 lat (3 lata dla MŚP),
  
• zatrudnienie i utrzymanie określonego poziomu zatrudnienia (jeśli to było kryterium),
  
• coroczne raportowanie.
  
  

Jeśli nie spełnisz tych warunków – może to oznaczać konieczność zwrotu uzyskanych korzyści podatkowych wraz z odsetkami.

Eksperckie ostrzeżenie z DUE: Jeśli deklarujesz zatrudnienie 15 osób, to naprawdę je zatrudnij – i miej na to twarde papiery.

Monitoring inwestycji – czy ktoś naprawdę to sprawdza?

Tak. I to nie „ktoś”, tylko konkretne instytucje. Agencje Rozwoju Regionalnego, Ministerstwo Rozwoju, a czasem również KAS – mają prawo prowadzić monitoring inwestycji. Może to przyjąć formę:

• kontroli dokumentów,
  
• wizytacji na miejscu inwestycji,
  
• weryfikacji spełnienia kryteriów (np. ekologicznych czy innowacyjnych).
  
  

Niektóre strefy prowadzą również monitoring efektywności pomocy, sprawdzając, czy inwestycja rzeczywiście przyniosła deklarowane efekty gospodarcze i społeczne.

Sprawozdawczość w ramach PSI – jak się nie pogubić?

Przede wszystkim: zrób sobie checklistę. Oto nasza „ściąga DUE”:

Dokumentacja zakupów, faktur i zapłat
Protokóły odbiorów i uruchomień
Ewidencja środków trwałych
Dane o zatrudnieniu (HR i kadry)
Formularz FIPPP do końca marca każdego roku
Monitoring zgodności inwestycji z decyzją
Raporty wewnętrzne – dla własnego świętego spokoju

I na koniec – okiem eksperta DUE

Z jednej strony PSI to ogromna szansa na realne oszczędności podatkowe (czasem milionowe). Z drugiej – program dla dorosłych. Nie dla tych, którzy „jakoś to będzie”.

Chcesz mieć święty spokój przy rozliczeniu inwestycji w PSI?
Skontaktuj się z nami – w DUE Consulting nie tylko pozyskujemy decyzje, ale też pomagamy w rozliczeniu, raportowaniu i monitoringu, tak żeby Twoja ulga nie zamieniła się w ból głowy.