Jak wygląda audyt inwestycji w ramach PSI i kiedy jest wymagany?

Polska Strefa Inwestycji (PSI) to narzędzie, które daje firmom nie tylko możliwość skorzystania ze zwolnień podatkowych, ale również... obowiązki. I jednym z tych obowiązków, o którym mówi się mniej głośno, jest audyt PSI – czyli sprawdzenie, czy inwestycja faktycznie została zrealizowana zgodnie z deklaracjami. Spokojnie – nie ma tu tajemniczych agentów ani lampy w oczy. Ale warto wiedzieć, kiedy odbywa się audyt PSI, na czym polega kontrola inwestycji i co właściwie sprawdzają urzędnicy. A jeśli jeszcze nie masz decyzji o wsparciu – czytaj i ucz się na cudzych błędach.

Kiedy trzeba przejść kontrolę w PSI?

Audyt w ramach Polskiej Strefy Inwestycji nie pojawia się z zaskoczenia jak inspekcja sanepidu. Zwykle odbywa się po zakończeniu realizacji inwestycji, czyli po tzw. zakończeniu okresu realizacji i rozpoczęciu okresu utrzymania inwestycji. Czyli – kiedy już zbudujesz halę, uruchomisz maszyny, zatrudnisz deklarowane osoby i złożysz pierwsze obowiązkowe sprawozdanie.

Zdarzają się też kontrole wcześniej – na przykład jeśli inwestor poprosi o aneks do decyzji albo wystąpi o nowy harmonogram. Wtedy organ zarządzający PSI może chcieć sprawdzić, co już zrealizowano. Uwaga: audyt PSI może być też losowy, np. na podstawie rocznego planu kontroli.

 Ekspercka rada DUE: Lepiej nie „chować się pod biurkiem”, tylko mieć uporządkowane dokumenty. To nie kontrola drogowa – ale też nie można liczyć na taryfę ulgową.

Sprawdź również: Jak rozliczyć inwestycję po uzyskaniu decyzji w PSI?

Jak przebiega audyt inwestycji PSI?

Całość ma kilka kroków i przebiega według formalnej procedury:

1. Zawiadomienie o planowanej kontroli – najczęściej na 7 dni przed. Można wtedy poprosić o przełożenie.
   
2. Wizyta kontrolerów – reprezentantów zarządzającego obszarem PSI, czyli np. Specjalnej Strefy Ekonomicznej, ARP lub COIE.
   
3. Weryfikacja realizacji inwestycji – to moment, w którym pojawia się tzw. audyt zgodności inwestycji z decyzją o wsparciu. Co jest analizowane?
   
   
• lokalizacja i dane inwestora (czy zgadza się z decyzją),
  
• zakres inwestycji – środki trwałe, maszyny, technologie,
  
• liczba utworzonych miejsc pracy,
  
• dokumentacja potwierdzająca wydatki i aktywa trwałe,
  
• przestrzeganie przepisów środowiskowych, BHP, prawa pracy itd.,
  
• zgodność z harmonogramem.
  
  
4. Protokół z audytu – otrzymujesz dokument z opisem ustaleń, ewentualnymi uwagami i rekomendacjami. Brzmi groźnie, ale często kończy się pozytywnie.

Jakie są obowiązki podczas audytu?

Masz obowiązek współpracy, czyli:

• zapewnić dostęp do dokumentacji księgowej, finansowej i technicznej,
  
• umożliwić wejście na teren inwestycji,
  
• wyjaśniać na bieżąco wątpliwości (tak, nawet jeśli pytania brzmią „Czy ta maszyna naprawdę kosztowała 2 mln zł?” ),
  
• wypełniać corocznie raporty monitorujące przez okres trwałości inwestycji, czyli przez 3 lub 5 lat – w zależności od wielkości firmy.
  
  

Obowiązek sprawozdawczy to fundament kontroli. Jeśli Twoje dane w sprawozdaniu nie pokrywają się z rzeczywistością – audyt to wychwyci.

Co grozi za nieprawidłowości?

Najgorszy scenariusz: cofnięcie decyzji o wsparciu i konieczność zwrotu uzyskanej pomocy publicznej (czyli ulg podatkowych). Ale spokojnie – to się zdarza raczej w przypadku dużych nieprawidłowości lub celowego wprowadzenia w błąd. W większości przypadków kontrolerzy zalecają korekty i działania naprawcze.

Okiem eksperta DUE: „Na audycie w ramach PSI najgorzej wypadają firmy, które... zapomniały, że go będą miały. A jeszcze gorzej te, które pamiętały, ale nic nie zrobiły. Serio – lepiej raz w roku zrobić 'wewnętrzną próbę generalną'.”

A może warto się przygotować wcześniej?

Jeśli nie chcesz przeżywać kontrolnej gorączki w środku lata – warto wdrożyć procedurę kontroli po decyzji już na etapie realizacji inwestycji:

• prowadź ewidencję wydatków i faktur inwestycyjnych,
  
• zapisuj zmiany w harmonogramie (jeśli coś się opóźnia – zgłoś to),
  
• archiwizuj dane dot. zatrudnienia i nabytych środków trwałych,
  

przeglądaj warunki decyzji o wsparciu – nie tylko na początku

Podsumowanie

Audyt PSI to nie jest straszak – to element systemu kontroli, który chroni środki publiczne. Dobrze zorganizowany inwestor nie ma się czego obawiać. Dla wielu firm to też... świetna okazja do uporządkowania inwestycji, zanim pojawią się kolejne etapy rozwoju.

 Kiedy odbywa się audyt PSI? – Po zakończeniu inwestycji lub w trakcie, jeśli pojawią się zmiany lub losowy wybór.

Jak przebiega kontrola? – Etap zawiadomienia, wizyty, weryfikacji dokumentów i protokołu.

Jakie są obowiązki? – Sprawozdawczość, dostęp do danych, współpraca z kontrolerami.

Ekspercki smaczek od DUE Consulting

Chcesz mieć wszystko pod kontrolą? Daj znać – w DUE Consulting mamy więcej checklist, niż przeciętny audytor ma kawy w termosie. I naprawdę lubimy pomagać firmom przejść przez ten proces bez bólu głowy (ani portfela).