Rozliczanie projektów unijnych - najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Uzyskanie pozytywnej decyzji o dofinansowaniu to zaledwie połowa sukcesu. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się w momencie wydatkowania środków i ich dokumentowania. Rozliczanie projektów unijnych w 2026 roku wymaga nie tylko skrupulatności księgowej, ale przede wszystkim głębokiej znajomości aktualnych wytycznych horyzontalnych.

Jeden błąd w opisie faktury lub niedopatrzenie w procedurze wyboru dostawcy może skutkować bolesnymi korektami finansowymi. W tym przewodniku przeanalizujemy, jak uniknąć najpopularniejszych pułapek i bezpiecznie doprowadzić projekt do raportu końcowego.

Jak poprawnie rozliczyć projekt unijny? Fundamenty sukcesu

Prawidłowe rozliczanie projektów unijnych zaczyna się w dniu podpisania umowy. Kluczowe jest zrozumienie, że pieniądze unijne to środki publiczne, a każda wydana złotówka musi być udokumentowana zgodnie ze ścisłym protokołem kwalifikowalności.

Kwalifikowalność wydatków - złota zasada rozliczeń

Wydatek kwalifikowalny to taki, który jest niezbędny do realizacji celu, został faktycznie poniesiony w okresie kwalifikowalności i jest zgodny z zatwierdzonym budżetem.

• Przykłady kosztów kwalifikowalnych: zakup nowych maszyn, wynagrodzenia zespołu projektowego (zgodnie z metodami uproszczonymi lub rzeczywistymi), licencje na oprogramowanie.
• Przykłady kosztów niekwalifikowalnych: podatek VAT (jeśli firma ma prawną możliwość jego odliczenia), odsetki od zadłużenia, wydatki poniesione poza okresem realizacji projektu.

Najczęstsze błędy w projektach unijnych - czego się wystrzegać?

1. Dokumentacja projektowa: Błędy formalne

Uchybienia w prowadzeniu dokumentacji to najczęstsza przyczyna zwrotu części dotacji podczas weryfikacji wniosków o płatność.

• Błędny opis faktury: Faktura musi zawierać pełną ścieżkę audytu. W 2026 r. standardowy opis to: "Wydatek poniesiony w ramach umowy nr [numer], projekt [tytuł], współfinansowany z [nazwa programu, np. FENG] w ramach funduszu [np. EFRR] w kwocie [kwota]".
• Brak dedykowanego rachunku: Wszystkie płatności muszą być realizowane z rachunku bankowego wskazanego w umowie (lub zgłoszonego do systemu). Płatności gotówkowe oraz kompensaty są w większości programów niedozwolone i skutkują nieuznaniem wydatku.

2. Zasada konkurencyjności i zamówienia

To obszar, w którym generowanych jest najwięcej korekt finansowych. Nawet jeśli nie stosujesz Prawa Zamówień Publicznych, przy wydatkach przekraczających 50 tys. zł netto obowiązuje Zasada Konkurencyjności.

• Procedura: Musisz opublikować zapytanie ofertowe w systemie BK2021. Terminy są rygorystyczne: minimum 7 dni dla dostaw i usług, 14 dni dla robót budowlanych oraz 30 dni dla zamówień o dużej wartości.
• Protokół wyboru: Dokument musi szczegółowo uzasadniać wybór najkorzystniejszej oferty i zawierać obowiązkowe oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych.

Konsekwencje i Taryfikator korekt

W 2026 roku instytucje (PARP, NCBR, Urzędy Marszałkowskie) stosują aktualny Taryfikator korekt, określający stawki procentowe za uchybienia w zamówieniach.

Co zrobić w przypadku korekty? Masz prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu pokontrolnego (zazwyczaj 14 dni). Jeśli instytucja podtrzyma decyzję, przysługuje Ci ścieżka odwoławcza przed sądem administracyjnym.

Kontrola projektów UE - jak spać spokojnie?

Kontrola projektów UE może być planowa lub doraźna (tzw. kontrole na miejscu). Aby przejść ją bezstresowo, stwórz od pierwszego dnia kompletną "teczkę projektu", zawierającą kompletną dokumentację od wniosku, przez zamówienia, aż po protokoły odbioru.

Raport końcowy i archiwizacja

W raporcie końcowym musisz udowodnić osiągnięcie wskaźników rezultatu (np. spadek zużycia energii). Pamiętaj o archiwizacji: w 2026 r. obowiązuje wymóg przechowywania dokumentacji przez okres co najmniej 5 lat od zamknięcia programu (liczone od 31 grudnia roku, w którym nastąpiła ostatnia płatność na rzecz beneficjenta).

Sekcja FAQ - Rozliczanie dotacji bez tajemnic

Jakie są najczęstsze błędy w rozliczeniach kadrowych?

Błędy dotyczą zazwyczaj braku poprawnych kart czasu pracy (jeśli są wymagane) oraz nieprawidłowego rozliczania kosztów pośrednich, które w 2026 r. są zazwyczaj rozliczane metodą ryczałtową.

Co grozi za błędy w oznakowaniu projektu?

Brak tablic informacyjnych lub naklejek na sprzęcie może skutkować nałożeniem korekty finansowej (zazwyczaj do 3% wartości dofinansowania). Obowiązki informacyjno-promocyjne są w 2026 r. traktowane bardzo restrykcyjnie.

Jak przygotować dokumentację do kontroli?

Zadbaj o pełną ścieżkę audytu: wniosek o dofinansowanie -> umowa -> zapytanie ofertowe -> oferta -> umowa z dostawcą -> faktura -> potwierdzenie przelewu -> protokół odbioru -> ujęcie w ewidencji.

Podsumowanie: Twoja droga do sukcesu

Rozliczanie projektów unijnych to proces wymagający dyscypliny. Unikając nieprawidłowości w projektach, nie tylko zachowasz dotację, ale zbudujesz wizerunek rzetelnego partnera. W 2026 roku urzędy premiują tych, którzy komunikują problemy i zmiany w harmonogramie z wyprzedzeniem poprzez systemy WOD2021 lub SOWA.

Masz wątpliwości przed wysłaniem wniosku o płatność? W DUE Consulting przeprowadzimy audyt Twoich wydatków i przygotujemy raport końcowy, który przejdzie każdą kontrolę.

Skontaktuj się z nami i rozlicz swój projekt bez stresu!