Obowiązki pracodawcy wobec ZUS przy zatrudnianiu pracownika – aktualne wytyczne 2025

Zatrudnianie pracownika wiąże się z licznymi obowiązkami wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Rok 2025 przynosi kilka istotnych zmian w zakresie zgłoszeń, dokumentów i obowiązkowych składek. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które powinien znać każdy pracodawca.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec ZUS przy zatrudnianiu pracownika w 2025 roku?

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS przy zatrudnianiu nowego pracownika obejmują:

• zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• terminowe opłacanie składek ZUS,
• składanie deklaracji rozliczeniowych ZUS,
• prowadzenie dokumentacji zatrudnieniowej zgodnie z aktualnymi przepisami,
• raportowanie do ZUS przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE).

Kiedy pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS?

Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Oznacza to, że nie można dopuścić pracownika do pracy bez uprzedniego zgłoszenia do ZUS.

Jakie dokumenty należy złożyć do ZUS przy zatrudnianiu pracownika?

Pracodawca powinien złożyć:

• formularz ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• formularz ZUS ZZA – jeśli pracownik podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. zleceniobiorca bez innego tytułu do ubezpieczeń społecznych),
• aktualny formularz ZUS ZWUA w przypadku wyrejestrowania pracownika.

Ile wynoszą składki ZUS opłacane przez pracodawcę w 2025 roku?

W 2025 roku wysokość składek ZUS opłacanych przez pracodawcę obejmuje:

• składkę emerytalną (9,76%),
• składkę rentową (6,5%),
• składkę wypadkową (ustalana indywidualnie),
• składkę na Fundusz Pracy (2,45%),
• składkę na Fundusz Solidarnościowy (0,15%),
• składkę zdrowotną (9%) – finansowaną przez pracownika.

Jakie są terminy zgłoszenia pracownika do ZUS?

Zgłoszenia pracownika należy dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Terminy zgłaszania pracowników w 2025 są ściśle przestrzegane i każde opóźnienie może skutkować karami.

Jakie są konsekwencje niezgłoszenia pracownika do ZUS?

Nie zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń skutkuje:

• nałożeniem kary grzywny,
• koniecznością opłacenia zaległych składek wraz z odsetkami,
• odpowiedzialnością karną skarbową,
• ryzykiem postępowania kontrolnego.

Jak zgłosić pracownika do ZUS przez PUE?

Zgłoszenie pracownika do ZUS przez PUE (Platforma Usług Elektronicznych) wymaga:

• posiadania profilu PUE,
• wypełnienia odpowiedniego formularza elektronicznego (ZUS ZUA lub ZUS ZZA),
• podpisania zgłoszenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Jakie ubezpieczenia są obowiązkowe przy zatrudnieniu pracownika?

Obowiązkowe ubezpieczenia przy zatrudnieniu pracownika to:

• ubezpieczenie emerytalne,
• ubezpieczenie rentowe,
• ubezpieczenie chorobowe (dla pracowników – obowiązkowe),
• ubezpieczenie wypadkowe,
• ubezpieczenie zdrowotne.

Czy można zatrudnić pracownika bez zgłaszania do ZUS?

Nie, zatrudnienie bez zgłoszenia do ZUS jest nielegalne i traktowane jako zatrudnienie „na czarno”. Grożą za to surowe konsekwencje, w tym kary finansowe i odpowiedzialność karna.

Jak wypełnić ZUS ZUA przy zatrudnieniu pracownika?

Formularz ZUS ZUA należy wypełnić podając:

• dane identyfikacyjne pracownika,
• datę rozpoczęcia pracy,
• kod tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 00 dla pracowników etatowych),
• informacje o rodzaju zgłaszanych ubezpieczeń.

Jakie zmiany w zgłaszaniu pracowników do ZUS weszły w życie w 2025 roku?

W 2025 roku wprowadzono:

• uproszczenie formularzy zgłoszeniowych,
• nowe kody ubezpieczeniowe,
• pełną integrację zgłoszeń z profilem PUE,
• obowiązek elektronicznego raportowania także dla mikrofirm.

Jak długo pracodawca ma na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Termin ten nie może zostać przekroczony.